Xiao-Le Deng

《单核工作法图解》的读书三问笔记

2021-03-23 09:00
#Notes

本页面的内容来自于:《单核工作法图解:事多到事少,拖延变高效-史蒂夫·诺特伯格》。

1. 是什么

单核工作法,简单讲就是在设定好的时间内,一次只做一件事,但与此同时,又可以根据变化着的全局重新设定工作重心。

  • 快捷清单:是单核工作法的核心。它最多存放5项当前最重要的任务。如果还要添加更多的任务,就必须删掉原有任务。
  • 单核时段:只用于专心处理快捷清单上的一项任务。以全景闹钟作为单核时段的结束。
  • 全景闹钟:应该设置在分针的下一个竖直位置,例如9:00、9:30、10:00,但距离现在不少于25分钟。在闹钟响铃时,把注意力从单核时段切换到全景时段。
  • 全景时段:期间查看所有的待办任务,并且思考“拉金问题”(Lakein’s question):此时此刻,我的时间最好用来做什么?
  • 颠倒优先级:是指把紧急任务排到重要任务之前,应该避免。完成最重要的任务,我们的长期目标才能实现。

2. 为什么

原理1:已经开始的任务会无条件地占据我们每天的所思所想,直到被完成或删除。

原理2:多任务切换不仅会拖慢速度,而且注定会耗尽大脑能量。

原理3:我们应该负起区分优先级的责任,选出现在头号重要的事来做。因为会不断有各种事情出现在我们脑海中,值得做的事数不清。

原理4:经常休息、好好睡觉、锻炼身体、吃得健康——我们必须在这些事情上进行投资,才能在日常工作中稳步前进。

原理5:我们的方法必须适应环境;要根据自己最新的个人经验,一点一点调整。没有放之四海皆准的方法。

(1)“开始做”会让我们想要做完;

(2)多任务会降低速度,消耗能量;

(3)我们有责任按照重要性而非紧急度排列任务优先级;

(4)休息、睡眠和健康的生活习惯是保持可持续步伐所必需的;

(5)拥抱变化、持续改进才能适应日新月异的世界。

3. 怎么办

  1. 削减待办任务
    • 忙碌谬论:是一种迷信,认为手上的事情越多,人就越有价值。如果预先把日程表填得满满的,预料之外出现的重要任务就无法得到处理,你反而更容易成为其他人的瓶颈。
    • 快捷清单:包含当前最重要的5项任务。每天早晨把它们写在一张纸上。如果还要添加更多的任务,必须去掉原有的——要么完成一项、要么直接删掉一项。
    • 本周目的:把你的专注点放在“为什么”上。在这一周,你最想取得什么进展、得到什么收获、产出什么成果?把首要目的写入一张索引卡片,贴在工作间隔板上。每当迷茫的时候,本周目的可以提醒你。
    • 集草器清单:收集一些未排序的任务和想法,都是你没有拒绝、但也不会马上做的事情。表格中的每项任务应该包括“目标、利益关系人、进入清单的日期”这三项属性。
    • 除草:是删掉集草器清单里的内容,每个星期都要做。除草是一项必要工作,以便保持清单可读、及时、可靠。你随时都可以根据需要在集草器清单里增加内容,但应该每周做一次批量清理。
  2. 现在专注一件事
    • 多任务的误区:误导雇主们到处寻找三头六臂的人才,看谁有同时玩转很多事的本领。我们自以为能多线程处理任务,其实只是在多个任务间切换。任务切换会给手头的工作带来更多错误,拖慢速度。
    • 单核与全景:两种时段帮你建立节奏感。单核工作意味着聚焦放大一项且仅此一项任务;全景总览意味着放眼全局,选择当前最重要的一件事。我们要在这两种模式间互相切换。
    • 戒绝通知的方法:要求在单核工作期间关掉你能听到和看到的通知提醒。看一眼电子邮件之后要重新达到之前的工作状态,所花费的时间超过一分钟。自动推送的通知消息会引发服务生效应的负面作用,妨碍我们对有价值任务的专注。
    • 志愿者小时:是应对中断的一个实用策略。如果同事在上午找你讨论问题,可以引导他的需求,安排一次下午的会议。这样你就有继续工作的余地,也能为同事的问题提前做准备。
    • 时间压力:是自己给自己的。别人可能会说他的事情比较急,但时间压力是我们的内部事务。使用单核工作法,不用担心自己没有尽力,因为我们已将重要的任务排在紧急的任务之前。
  3. 永不拖延
    • 时间不一致:是指人们在评估自己未来的忙碌程度时,会认为近期超忙,远期不那么忙。研究记录证明,这是人类思维的误区。跳出误区的方法是,现在就做最重要的事,对紧急程度不作考虑。
    • 可支配时间的浪费:意味着,你本来有一段受保护的时间来处理最重要的任务,但却花在了其他事情上。我们必须确保足够珍视可支配时间的价值。浪费掉的时间不会再回来。
    • 服务生效应:让我们知道,未完成的任务更容易被记住。正确利用这个效应有助于停止拖延;错误使用则会让拖延更严重。可以动用潜意识思维来促使我们完成最重要的任务,而不是其他任务。
    • 自动坚持任务:是服务生效应的延伸。人类有一种强烈的意愿,想要完成被中断的任务。在下午下班前开始一项任务,这会鼓励你自己明天早晨回来继续做这件事。
    • 内在动力:比奖励和惩罚的影响更大。自主是为自己的选择负起责任。专精是一种不断渴求进步的心态。目的可以激发你成为比自己更伟大事物的一部分。
  4. 循序渐进
    • 任务分解:可能是战胜拖延最有效的方式。开始做一项小任务,要比开始做一项大任务更容易。但要把大任务的整体目的牢记在心,而且不要提前把所有子任务规划得太详细。
    • 拉金问题:“此时此刻我的时间最好用来做什么?”这是我们必须经常问自己的问题。要让工作取得成效,就必须经常检查成果并调整规划。
    • 时间盒子:是要先确定:什么时候开始,什么时候结束,专注在什么任务上。这与工作成果的多少好坏无关,纯粹与注意力有关。当然,良好的专注度会带来更高的产出。
    • 幼鸟先飞:让我们把想法尽早分享给别人,从而获得反馈。这些反馈有助于确定下一步行动的最佳方向:看,这些是已经实现的,接下来怎么做最好?
    • 虚假紧急:是一个坑人的骗局,让你把力气花在一些次要的任务上。它让你进入来者不拒的响应状态。但是用客观标准衡量,这些任务其实不重要,反而耽误事。它们让你忙来忙去,阻碍了真正的工作。
  5. 简化协作
    • 富足心态:是把你的时间、知识和人脉分享给同事。这不仅仅是助人为乐,他们也会回过头来分享给你。对自己面前的选项有一个全面认识可以帮你打开局面,得到双赢的解决方案。
    • 相处的责任:我们都应该承担起来。要明白,职场中的每个人都是和你我一样的独立个体。通过认识到他们的强项和弱项所在,我们可以更好地在协作中获益。
    • 高效会议:要求你不仅仅是例行公事地逢会必到。这场会议有没有限定一项会议目的?你的贡献是否无关紧要?你自己组织会议时也要注意,如果没有清晰地描述出唯一的会议目的,就不要发出邀请。
    • 议会场合:着眼于未来、以更有创造性的方式来讨论事情。永远不要为过去的事件责怪任何人,不要为核心价值观争论不休。想想从这里出发该如何往前走,是一种更有建设性的思路。
    • 透明度:要求我们做到言出必践。如果这样还是落入了认知失调的陷阱,就必须后退一步,以开放的心态环顾四周,找出一条让各方共赢的新路径。
  6. 给创意充电
    • 经常休息:不仅可以让大脑歇口气,还能够激活潜意识思维的创造力。当你休息回来时,经常会有很棒的新想法。
    • 充氧的大脑:是我们散步或运动时得到的效果。研究发现,成人如果每周进行150分钟的身体锻炼,就更不容易在白天昏昏欲睡,也更不容易出现注意力涣散的情况。
    • 健康饮食:会影响到我们思维、创意和正确记忆的能力。那些快速释放葡萄糖的食物会让我们的能量忽高忽低。水果、蔬菜、全麦食品和适量摄入的蛋白质能产生更稳定的输出,给大脑持续提供能量。
    • 充足睡眠:的原则已经被证实可以提高生产力、减少犯错。睡眠不足还意味着失去了快速眼动睡眠时间,导致难以完成记忆编码,无法对新记忆进行删除和整理。
    • 思考的时候拿支铅笔:能够补充我们极度有限的工作记忆。大脑的结构天生不适合同时思考两件事情,而写下来的笔记更有利于前瞻记忆对问题进行处理。